Confirmalia incorpora dos herramientas para dar seguimiento a las invitaciones: un recordatorio automático para quienes siguen pendientes y una fecha límite de confirmación configurable. Puedes recordarles que respondan y establecer hasta cuándo aceptarás las confirmaciones desde los canales de la plataforma.
Las novedades ayudan en una de las etapas más complicadas de organizar un evento: ya enviaste las invitaciones, pero necesitas cerrar la lista para acordar el banquete, distribuir lugares o preparar materiales.
Un recordatorio para quienes todavía no responden
El recordatorio automático está pensado para los invitados que siguen pendientes dos días después del envío de su invitación. Les llega por WhatsApp y pueden elegir «Confirmo» o «Rechazo» desde el mensaje.
Puedes activar o desactivar esta opción en el «Panel Principal» de tu evento. Al dejarla activada, das seguimiento sin tener que seleccionar personalmente a cada invitado que todavía no ha contestado.
Es útil cuando alguien abrió la invitación en un momento ocupado y dejó la respuesta para después. El recordatorio vuelve a poner la invitación a su alcance y le ofrece una forma directa de responder.
Este seguimiento se dirige a quienes siguen pendientes. El recordatorio de los detalles del evento para quienes ya confirmaron es otra función, que puedes conocer en recordatorios por WhatsApp.
Una fecha para cerrar las confirmaciones
La segunda novedad permite elegir una «Fecha límite de confirmación». Por ejemplo, si tu proveedor necesita la cantidad final de asistentes una semana antes, puedes establecer un cierre que te deje tiempo para revisar la lista.
El día elegido se incluye completo, según la zona horaria de tu cuenta. Una vez terminado, los invitados ya no pueden confirmar ni cambiar su asistencia por WhatsApp. El portal del invitado y el botón de confirmación en invitaciones externas también respetan el plazo.
Puedes personalizar el mensaje que recibe quien intenta responder tarde, para explicarle cómo contactar al organizador. Si necesitas extender el plazo, puedes cambiar la fecha o desactivar el límite.
El cierre conserva las respuestas que ya recibiste. También puedes atender una excepción y editar el estado del invitado manualmente desde tu lista.
Cómo configurar el seguimiento de tu evento
- Abre el «Panel Principal». Comprueba cuántos invitados siguen pendientes.
- Revisa «Recordatorio automático». Actívalo si quieres que se dé seguimiento a quienes no respondan después de dos días.
- Abre «Fecha límite de confirmación». Elige el último día para recibir respuestas.
- Personaliza el mensaje de cierre, si lo necesitas. Indica cómo puede contactarte quien tenga una solicitud fuera de plazo.
- Comunica la fecha en tu invitación. Tus invitados deben conocer el plazo antes de que llegue el cierre.
Si decides enviar recordatorios adicionales desde el panel, revisa la disponibilidad y los créditos que muestra Confirmalia antes de confirmar el envío.
Un ejemplo para una boda
Supongamos que el banquete necesita la lista final el 20 de noviembre. Podrías fijar el cierre de confirmaciones el día 17 para dejar unos días de revisión.
Al enviar las invitaciones, comunicas ese plazo y mantienes activo el recordatorio automático. Después revisas los pendientes y atiendes los casos que necesiten una conversación personal. Al terminar el día 17, puedes trabajar con las respuestas recibidas y resolver cualquier excepción directamente.
Es un ejemplo de planificación: las fechas adecuadas dependen de los acuerdos con tus proveedores y del tiempo que necesites para organizar los lugares.
También ayuda fuera de las bodas
En una graduación, el cierre puede servir para preparar accesos y lugares. En un evento corporativo, para definir alimentos y materiales. En un cumpleaños, para acordar la cantidad de comida con anticipación.
El beneficio es tener un proceso claro: una invitación, un seguimiento para quienes no respondieron y una fecha conocida para cerrar la lista.
Si ya tienes un evento, entra a Confirmalia y revisa estas opciones en el «Panel Principal». Si apenas estás comenzando, crea tu cuenta y prepara tu lista con el plazo de tus proveedores en mente.